Publié le 2018-03-18 dans Recyclage

Quand on évoque la thématique du rangement de maison, les premières tâches à faire viennent spontanément à l'esprit : on pense à se débarrasser de ce qui ne va plus dans la garde-robe, à trier la vaisselle et à vendre ou donner ce qui n'est plus utilisé ou encore à mettre un peu d'ordre dans la bibliothèque. En revanche, le tri des documents administratifs est moins souvent évoqué. Pourtant, il s'agit d'un travail utile et obligatoire. Comment ne pas être noyé sous les papiers ? Quelles sont les pièces à garder absolument ? Voici différentes informations intéressantes pour toute personne cherchant à mettre de l'ordre dans son bureau !

Quels documents conserver obligatoirement ?

Face à une pile de documents administratifs qui ne servent plus, la tentation de tout jeter définitivement est très forte. Cependant, il est important de savoir que de nombreux documents doivent être conservés pendant un délai prévu par la loi. Concrètement, on peut vous les demander à tout moment — et si vous les avez jetés, vous pouvez vous trouver dans une situation délicate. En fonction de la nature du document, le délai de conservation n'est pas le même.

À titre d'exemple, vos contrats d'assurance doivent être conservés deux ans après leur fin. Pour votre véhicule, toutes les factures doivent être scrupuleusement gardées : si vous revendez la voiture un jour, il s'agit d'une preuve de votre bonne volonté et d'une garantie réelle sur l'état de l'automobile. En revanche, il faut également savoir que ces mêmes documents sont théoriquement conservés pendant les deux années qui suivent une vente, parce qu'ils peuvent être utiles en cas de procédure pour vices cachés.

Si les paiements par chèque sont de plus en plus rares, ils restent réglementés : en théorie, il est indispensable de conserver ses talons de chèques pendant 5 ans. D'une façon générale, il existe une réglementation en matière de durée de conservation pour une très grande partie des documents administratifs : les diplômes, livrets de famille, actes d'état civil et autres contrats de mariage sont à garder en permanence, tandis que d'autres règles s'appliquent dans le domaine du logement, des impôts, du travail ou encore de la santé.

Le rangement des papiers : fini le casse-tête !

Sur la toile, vous pouvez très facilement trouver le délai de conservation qui s'applique à chacun de vos documents : il est important de se renseigner pour ne pas rencontrer de difficultés plus tard ! Dès lors que vous êtes en pleine possession de toutes ces informations, vous pouvez débuter le rangement. Pour commencer, comme la grande majorité des personnes, vous avez probablement des papiers en attente de classement. Pour éviter de les perdre ou d'omettre leur rangement, réservez-leur un espace, en installant par exemple une corbeille sur votre bureau.

Dès lors que vous recevez des papiers inutiles, prenez l'habitude de les jeter directement, afin de simplifier votre travail de tri par la suite. Puisque vous devez déjà archiver de nombreuses pièces en vue de respecter les durées de conservation, contentez-vous du minimum et ne redoutez pas de vous débarrasser de tout ce qui ne revêt aucun caractère important. Pour classer vos documents, de nombreuses alternatives existent : les trieurs, les porte-documents, les pochettes, etc. Tous ces produits peuvent être utiles, à vous de choisir ce qui vous convient !

Il est vivement conseillé de procéder, une fois par an, à un classement plus poussé. Pour éviter que les pochettes ne s'accumulent, on recommande d'archiver ce qui doit obligatoirement être conservé. Dans des boîtes spécialement dédiées, classez les papiers par année et par thématique. De cette façon, si vous en avez besoin un jour, vous augmentez vos chances de les retrouver simplement et rapidement. Notons enfin que tout le monde n'a pas la même quantité de documents : pour certaines personnes, quelques pochettes suffisent — tandis que certains individus reçoivent des quantités impressionnantes de courriers à conserver. Prenez le temps de bien analyser vos besoins en termes de rangement : n'hésitez pas, s'il le faut, à >dédier un meuble au stockage des papiers.

Devenez acteur de la dématérialisation

Dans l'administratif, l'heure est à la dématérialisation : de plus en plus d'organismes limitent les envois de courriers et se concentrent sur les documents dématérialisés, envoyés par e-mail ou disponibles sur l'espace personnel en ligne de chaque personne. Certaines personnes sont encore dubitatives face à cette raréfaction du papier : pourtant, il s'agit d'un point positif pour notre planète — mais aussi pour le côté pratique, puisque le volume de documents à conserver diminue d'année en année !

À l'heure actuelle, les établissements bancaires proposent généralement de ne plus envoyer de relevés mensuels — sachant qu'il est possible de consulter son compte à tout moment sur Internet. Si vous recevez encore ces documents, vous pouvez demander à réduire ces envois, pour privilégier le numérique. Il en va de même pour les différentes factures qui, très souvent, peuvent être envoyées par e-mail. Naturellement, il n'est pas forcément utile de tout imprimer : l'objectif de la dématérialisation n'est pas là. Plus concrètement, la conservation des documents passe par l'enregistrement des fichiers sur des disques durs, ce qui prend nettement moins de place et de temps qu'un archivage de papiers. Avec les systèmes de stockage en ligne (cloud) et les disques durs, vous disposez de nombreuses solutions différentes pour conserver vos pièces administratives en toute sécurité, le tout en protégeant un peu mieux notre planète.

Toutefois, bénéficier de la dématérialisation implique de prendre quelques précautions : à titre d'exemple, tous les documents confidentiels nécessitent des enregistrements sécurisés. Dans les entreprises, on dispose théoriquement de systèmes permettant de sauvegarder des données sans renoncer à la sécurité. Pour les particuliers, il est encore un peu compliqué de se familiariser avec les différentes méthodes pour sécuriser ses enregistrements mais, le plus souvent, les disques durs externes et l'enregistrement en ligne sont des procédés suffisamment fiables, pour des documents classiques comme les factures.

Vous croulez sous les papiers et vous ne savez plus comment bien ranger votre logement ? Contactez Débarras de Maison, nous pouvons vider ou désencombrer votre habitat en respectant tous vos souhaits (conserver certains documents, se débarrasser d'encombrants ou encore réaliser des dons à des associations).