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Dématérialiser les procédures administratives : quels avantages ?

Quand on doit vider une maison ou faire un peu de rangement, on s’aperçoit très vite que les papiers prennent de la place. De nombreux documents doivent être conservés pendant plusieurs mois et, parfois même, plusieurs années. Avec le développement des nouvelles technologies, on peut dématérialiser de plus en plus de démarches administratives : la bonne solution pour se désencombrer se trouve-t-elle dans l’informatique ? Découvrez toutes les étapes dans lesquelles vous pouvez désormais vous passer des papiers !

De nombreuses démarches peuvent aujourd'hui être réalisées sans papier
De nombreuses démarches peuvent aujourd’hui être réalisées sans papier

Une vie sans papiers, c’est possible ?

Quelles alternatives pour limiter l'usage du papier ?
Quelles alternatives pour limiter l’usage du papier ?

Factures, avis d’imposition, devis, contrats d’assurances, diplômes, publicités : dans toutes les maisons, on trouve forcément un minimum de papiers. Mais dans certains cas, ceux-ci prennent une place considérable — et nuisent à la sérénité des occupants, parce qu’ils créent un environnement surchargé et stressant.

À l’heure où l’informatique nous offre la possibilité de numériser n’importe quel document et de le conserver sur un serveur totalement dématérialisé, beaucoup de personnes rêvent du zéro papier. Mais peut-on définitivement se passer de tous ces supports physiques ? D’une façon générale, cette idée relève encore de l’utopie.

En effet, même dans les entreprises à la pointe de la technologie, on préfère parler d’informatisation ou de numérisation — et laisser le terme « dématérialisation » de côté. Ce choix est stratégique, puisqu’il permet de faire comprendre que si l’on peut informatiser certains processus et diminuer la masse de papier utilisée, il est toujours impossible de se passer définitivement de documents papier dans tous les cas de figure.

Si la dématérialisation prend du temps dans les entreprises, elle demeure également lente et complexe du côté des particuliers. Ces derniers peuvent, désormais, demander à certains de leurs interlocuteurs de limiter l’envoi de papiers… Mais il n’est jamais possible de supprimer totalement cette alternative.

Les démarches administratives que l’on peut dématérialiser

Les impôts peuvent être déclarés en ligne
Les impôts peuvent être déclarés en ligne

Au cours de l’année 2016, selon des chiffres publiés par le secrétariat général pour la modernisation de l’action publique (SGMAP), 28 % des Français ont réalisé une démarche administrative en ligne. Ce chiffre prend en compte tous les Français, sachant que certains n’ont eu aucune demande ou aucun formulaire à remplir. Mais quand on s’intéresse uniquement aux personnes qui ont dû envisager une démarche administrative, les ¾ ont tout effectué en ligne — et 9 sur 10 sont satisfaits de leur choix.

Parmi les services largement dématérialisés en France, on identifie la CAF, les impôts, l’assurance maladie ou Pôle Emploi. Sur la toile, il est aussi possible de participer au recensement, d’acheter un timbre fiscal pour le passeport, de compléter une déclaration de cession d’un véhicule, de demander sa carte européenne d’assurance maladie, d’obtenir un extrait de casier judiciaire, de payer ses amendes, de s’inscrire à l’école, d’effectuer des dossiers de bourses et logement étudiant, de demander une prestation familiale ou encore de déclarer la création d’une association.

Les différents établissements qui vous envoient régulièrement des documents papiers peuvent probablement vous proposer une informatisation des processus. C’est le cas pour la plupart des banques ou encore des compagnies d’assurance. Ainsi, n’hésitez pas à contacter vos interlocuteurs dans ces différentes structures afin de faire part de votre souhait de dématérialiser les données. De nombreuses personnes ne reçoivent plus de relevés bancaires chaque mois et s’en portent aussi bien : sur Internet, on peut suivre son compte chaque jour, contrôler chaque dépense une à une… Le tout dans des délais plus courts que lorsqu’on utilise les relevés mensuels.

Le zéro papier est-il risqué ?

L'usage de l'informatique, compatible avec la confidentialité des données
L’usage de l’informatique, compatible avec la confidentialité des données

Alors même qu’il est possible de réaliser de nombreuses démarches et déclarations en ligne, certaines personnes redoutent encore d’utiliser cette méthode. Le papier semble encore plus rassurant, plus confidentiel et généralement plus sécurisé. Finalement, quand les particuliers refusent d’utiliser l’informatique dans la sphère administrative, ils pointent fréquemment du doigt les risques de fuites concernant des renseignements parfois confidentiels.

Toutefois, si certaines entreprises doivent mettre en place des politiques de sécurité en vue d’éviter tout problème, l’enjeu pour les particuliers n’est pas le même. Ces derniers effectuent des déclarations sur des sites déjà entièrement sécurisés, ce qui peut automatiquement les rassurer. Globalement, les risques en dématérialisant les données ne sont pas significatifs : votre déclaration d’impôts remplie en ligne reste confidentielle, tout comme vos contrats d’assurance ou vos comptes bancaires.

Bien sûr, quand on conserve des données très confidentielles sur son ordinateur, il faut veiller à certains piratages. Par exemple, on évite d’utiliser des mots de passe trop faciles à deviner et on ne les inscrit pas sur un fichier accessible depuis le bureau de l’ordinateur, car cela pourrait simplifier le travail de hackers peu scrupuleux. Pour les personnes déjà familiarisées avec l’informatique, la dématérialisation est relativement simple et naturelle. Elle se montre toutefois plus complexe pour les sujets peu habitués à l’usage des ordinateurs et autres supports numériques (smartphones et tablettes).

Le grand ménage dans vos papiers !

Vous avez pris la bonne résolution de limiter l’usage du papier ? Réservez du temps pour trier et ranger tous ceux qui s’accumulent dans vos tiroirs. Sachez que, sur certains documents comme les talons de chèque, les avis d’impôts ou encore les quittances de loyers, il faut respecter un délai de conservation minimal, qui varie en fonction de la nature du papier. N’oubliez pas de vous informer en amont du grand ménage.

Dès lors que vous pouvez vous débarrasser de certains papiers, jetez sans regret ! Naturellement, optez pour le recyclage afin de limiter l’impact écologique de votre session de rangement. N’hésitez pas à vous procurer une broyeuse si vous avez besoin de déchirer une quantité plus ou moins importante de pièces confidentielles.

Et si vous cherchez l’aide de professionnels pour retrouver de l’ordre dans vos papiers et, plus généralement, dans votre maison, sollicitez dès maintenant la société Débarras de Maison. Nous pouvons venir vider les pièces que vous souhaitez ranger, nous sommes en mesure de vous aider à vendre certains objets de valeur si vous n’en avez plus besoin et nous pouvons, en parallèle, effectuer des dons à des associations caritatives. Nous traitons tous types d’encombrants, organisons la mise en déchetterie et travaillons toujours dans le respect de la clientèle, sans oublier de prendre soin de notre planète.

Débarras de Maison peut vous aider à faire du tri dans vos papiers encombrants
Débarras de Maison peut vous aider à faire du tri dans vos papiers encombrants
[1] http://laboratoire.agencedunumerique.gouv.fr/2017/01/17/37-des-francais-ont-realise-une-demarche-administrative-en-ligne/
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