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10 étapes clé pour bien organiser votre déménagement d’entreprise

Manque d’espace, développement de l’activité, embauche de nouveaux salariés, recherche d’une meilleure qualité de vie au bureau : différentes raisons peuvent encourager à effectuer le déménagement d’une entreprise. Afin que cette transition n’engendre pas trop de pertes, il faut l’anticiper de la meilleure façon possible. Voici 10 étapes déterminantes à bien prévoir, pour éviter les mauvaises surprises et aborder sereinement ce nouveau contexte pour votre établissement.

Un déménagement d'entreprise nécessite beaucoup d'anticipation
Un déménagement d’entreprise nécessite beaucoup d’anticipation

1.    Déterminer précisément le calendrier à suivre

Prenez le temps de planifier votre déménagement : fixez la date à laquelle vous partirez de vos anciens locaux, évaluez le temps nécessaire pour réaliser la transition et identifiez une autre date à partir de laquelle tout devra être opérationnel à l’intérieur du nouveau local. Donnez-vous assez de temps pour bien vous installer, tout en faisant le maximum pour que le travail puisse reprendre aussi rapidement que possible.

2.    Demander à chacun de faire du tri avant le déménagement

Dans l’entreprise, tout le monde peut participer au déménagement.

N'emportez pas nécessairement toutes les archives - faites plutôt le tri
N’emportez pas nécessairement toutes les archives – faites plutôt le tri

Vous pouvez commencer par demander à chaque employé de faire du tri dans ses affaires, pour n’emporter que ce qui est nécessaire avec vous. Si vous vous apercevez qu’il y a vraiment beaucoup de choses dont vous n’avez plus besoin, réfléchissez à l’éventualité de recourir à une société de débarras. En effet, si vous avez prévu d’acheter des nouveaux meubles et de ne pas emporter tous les documents papiers conservés pendant de longues années, il faudra faire du tri, aller en déchetterie, recycler. Confiez ce travail à un prestataire pour gagner du temps et partir plus légers !

3.    Comparer les devis des déménageurs

Une fois que vous savez pertinemment ce que vous devez emporter avec vous, vous pouvez contacter des déménageurs pour leur demander des devis. Ils viendront dans vos locaux et, en fonction de la quantité de travail à réaliser, ils vous proposeront un tarif. Comparez les différentes offres, tout en regardant si vous pouvez ou non vous permettre de commander une prestation complète. Si cela coûte plus cher de laisser les déménageurs emballer les affaires et monter les meubles, cela peut aussi vous aider à gagner du temps… Pour être plus vite opérationnels dans votre nouvel espace de travail, par exemple !

4.    Préparer les nouveaux bureaux avant le déménagement

Même si vous avez déjà trouvé vos futurs bureaux, avez-vous la certitude que vous pouvez y poser vos affaires directement ?

Faites en sorte que les nouveaux bureaux soient aussi agréables que possible
Faites en sorte que les nouveaux bureaux soient aussi agréables que possible

Profitez de la courte période pendant laquelle ils seront vides pour faire quelques travaux si nécessaire. Par exemple, vous pouvez mettre en place des cloisons si vous souhaitez créer plusieurs espaces, ou repeindre les murs (avec l’accord du propriétaire) dans l’optique de bénéficier d’une atmosphère plus agréable, propice au bien-être.

5.    Résilier les contrats et souscrire à nouveau

Fourniture d’électricité, chauffage, téléphonie et Internet… Comme quand un particulier déménage, les entreprises doivent aussi penser à résilier les contrats de l’ancien local, tout en effectuant les abonnements nécessaires pour avoir tout ce qu’il faut dans les nouveaux bureaux. Selon les cas, il peut être nécessaire de contacter EDF pour remettre l’électricité, ou même de faire venir un technicien dans le but d’avoir une connexion à la fibre, par exemple. Demandez bien ce qui est en place dans vos futurs locaux, pour savoir ce qu’il vous reste à faire afin de pouvoir y travailler sans problème.

6.    Emballer les cartons : méthode et soin de rigueur !

Au moment de faire vos cartons, si vous n’avez pas choisi de confier cette tâche à votre déménageur, anticipez bien l’arrivée sur les nouveaux bureaux.

N'improvisez pas l'étape des cartons
N’improvisez pas l’étape des cartons

Regroupez les choses par pièce de destination, afin que le déballage soit le plus rapide possible. Pensez également à remplir intelligemment les cartons, avec les objets les plus lourds en bas et les plus légers en haut. Évitez de trop les charger et, surtout, faites attention au transport des appareils fragiles et onéreux comme les ordinateurs, les imprimantes ou même la cafetière.

7.    Vivre le déménagement sereinement

Pour que votre déménagement se déroule dans les meilleures conditions, assurez-vous que tout est prêt le jour J pour le transport. Si vous avez choisi de faire le transfert pendant un week-end, renseignez-vous afin d’avoir la certitude qu’il n’y aura pas de problème d’accès, car les immeubles de bureaux peuvent être fermés le samedi, par exemple. Faites en sorte que les déménageurs puissent effectuer leur travail dans un contexte favorable, n’hésitez pas à communiquer avec eux pour leur dire ce qui est fragile, ce à quoi ils doivent faire particulièrement attention, etc.

8.    Réaliser tous les changements d’adresse

Le déménagement d’une entreprise implique un certain nombre de démarches administratives.

La communication au sujet du changement d'adresse est essentielle
La communication au sujet du changement d’adresse est essentielle

Vous allez devoir avertir tous les organismes du changement d’adresse, qu’il s’agisse de vos caisses de prévoyance, de l’Urssaf, de vos fournisseurs ou encore de vos clients. Si vous êtes amenés à recevoir régulièrement du monde dans vos locaux, anticipez bien cette étape en communiquant de toutes les manières pour que l’information circule. Vous pouvez utiliser des méthodes comme la newsletter, le partage sur les réseaux sociaux ou même l’envoi d’un petit papier par courrier. Ainsi, vous éviterez que vos interlocuteurs ne viennent à votre rencontre au mauvais endroit une fois le déménagement terminé.

9.    Rendre des bureaux propres

Vous avez probablement versé un dépôt de garantie au moment de louer vos anciens bureaux. Si vous voulez le récupérer dans son intégralité, assurez-vous de remettre à votre ancien propriétaire les clés d’un local en bon état, sans aucune dégradation. Si vous avez occupé les lieux plusieurs années, une peinture légèrement écaillée ne vous sera pas forcément reprochée, mais on peut garder une partie de votre dépôt de garantie à cause de dégâts non réparés.

10. Mettre à jour ses supports de communication

Une fois que vous êtes enfin dans vos nouveaux locaux, n’oubliez pas de changer l’adresse sur vos cartes de visite, les signatures de vos mails, votre site web, vos pages sur les réseaux sociaux… N’omettez aucun support afin de vous assurer que la même information circule partout. Car si vous modifiez vos coordonnées sur certains éléments et pas sur d’autres, vous risquez de créer une confusion qui ne vous profitera pas !

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