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Zoom sur la méthode des « 5S » pour mieux organiser son espace de travail

L’aménagement du bureau, quand il est bien pensé, permet de se donner toutes les chances d’être plus efficace au quotidien. Vous cherchez à optimiser votre espace de travail dans l’optique de gagner en productivité ? Intéressez-vous de plus près à la méthode des « 5S » : facile à mémoriser et à mettre en œuvre, elle aide de nombreux individus à économiser du temps – mais aussi de l’énergie !

Si votre bureau est trop encombré, vous ne serez pas aussi efficace
Si votre bureau est trop encombré, vous ne serez pas aussi efficace

Petit point sur les origines et principes de la méthode des « 5S »

Mise au point par le géant de l’automobile Toyota, la méthode des « 5S » a été baptisée ainsi car elle liste 5 opérations dont le nom commence par un « S » en langue japonaise :

La méthode des 5S vient d'une grande entreprise - elle a fait ses preuves
La méthode des 5S vient d’une grande entreprise – elle a fait ses preuves
  • Seiri (« ranger ») pour se débarrasser de l’inutile
  • Seiton (« ordre ») pour situer et hiérarchiser les choses
  • Seiso (« nettoyer ») pour rendre les espaces plus agréables à vivre, plus propres
  • Seiketsu (« propre ») pour mettre en place des règles qui maintiennent l’ordre
  • Shitsuke (« éducation ») pour évoluer et progresser dans le temps

En français, certains traduisent cette méthode avec l’acronyme O.R.D.R.E pour procéder de cette manière : ordonner, ranger, dépoussiérer, rendre évidentes les règles à suivre et être rigoureux au quotidien.

En respectant pas à pas ce précepte particulièrement détaillé, vous avez au bout du compte l’opportunité de créer un espace de travail nettement plus favorable à la concentration, mais aussi au bien-être. Vous n’en serez que meilleur au quotidien !

Mettre en pratique la méthode des « 5S » : nos conseils

Donnez-vous suffisamment de temps pour respecter correctement les préceptes de la méthode des « 5S », anticipez bien la période pendant laquelle vous allez requalifier tout votre espace de travail et offrez-vous les chances de tirer un maximum de bénéfices de vos initiatives. Pour qu’elles soient utiles sur le long terme, voici nos conseils pratiques.

Le débarras, une première étape incontournable

Votre bureau est probablement encombré par tout un tas de choses inutiles : de la papeterie qui ne vous sert jamais, des crayons qui ne fonctionnent plus, des documents administratifs sans aucune importance, des publicités jamais jetées à la poubelle, du mobilier vétuste et dysfonctionnel, etc.

Débarrassez-vous de tout le superflu, ainsi que des éléments que vous souhaitez remplacer (meubles défectueux, chaises inconfortables, équipements inadaptés). Quand on exerce dans un petit bureau et que l’on est seul, il ne faut pas nécessairement beaucoup de temps pour finaliser ce tri.

En revanche, si vous travaillez dans votre maison et que vous voulez par exemple profiter de votre découverte de la méthode des « 5S » pour l’appliquer à d’autres pièces, vous pouvez vous apercevoir qu’il y a du désordre un peu partout. Si vous constatez qu’il faut un long tri et beaucoup de manutention pour désencombrer votre habitation, n’hésitez pas à contacter une entreprise dont c’est le métier.

Le rangement, une phase d’organisation méthodique

Après avoir ôté tout ce qui ne vous sert plus, vous devez organiser votre espace intelligemment, avec les éléments importants qu’il vous reste. Rangez-les de manière à ce que vous puissiez les saisir rapidement si vous en avez régulièrement besoin, ou placez-les plus en retrait si vous ne les sollicitez pas souvent.

Vous avez beaucoup d'objets dans votre bureau - triez de façon méthodique
Vous avez beaucoup d’objets dans votre bureau – triez de façon méthodique

Prenez le temps de réfléchir à l’emplacement de chaque objet pour qu’il vous soit le plus profitable possible. Définissez des espaces précis pour chaque catégorie : un tiroir pour les crayons neufs, un autre pour les feuilles de papier, une étagère pour les dossiers archivés, etc.

Si vous achetez de nouveaux meubles pour équiper votre bureau, pensez bien à la manière dont vous allez les utiliser au moment de les choisir. Assurez-vous que leurs dimensions sont cohérentes avec la superficie dont vous disposez, mais aussi que le type de rangement vous convient (des placards pour les choses dont on a moins besoin, des étagères pour les éléments qui doivent être toujours à portée de mains, etc.).

Le nettoyage, pour votre bien-être

Ces piles de papiers qui n’ont pas bougé depuis des mois sont probablement recouvertes de poussière, tout comme les bibelots sur les étagères, les rebords des fenêtres, les parties sur et sous les meubles…

Afin de progresser dans un environnement de travail agréable, le nettoyage fait partie des étapes incontournables pour réussir son rangement dans le respect des préceptes « 5S ». Concrètement, vous vous sentirez mieux dans des pièces qui sentent bon, qui ont été aérées, sans moisissures et sans saletés.

Il ne faut pas oublier que l’humidité ou l’accumulation d’acariens peuvent générer des problèmes respiratoires chez les personnes allergiques. Forcément, quand on passe son temps à tousser ou éternuer, on perd en productivité !

La formalisation des règles, pour maintenir le cap

Maintenant que vos bureaux sont parfaitement propres et organisés, vous avez logiquement envie que cela dure le plus longtemps possible. Seulement, chassez le naturel et il revient au galop ! Si vous savez que vous avez tendance à négliger le rangement de votre espace de travail, prenez l’initiative d’instaurer des règles que vous pourrez respecter sur la durée.

Pour ne pas les oublier, notez vos règles sur papier
Pour ne pas les oublier, notez vos règles sur papier

Ne soyez pas trop ambitieux, mais réaliste. Plutôt que de vous obliger à faire une heure de ménage chaque semaine, consacrez une petite dizaine de minutes par jour au rangement des objets qui traînent et au nettoyage des différents espaces. Vous n’aurez pas l’impression de vous tuer à la tâche et, vu qu’il faudra en faire un peu tous les jours, vous prendrez plus facilement les bonnes habitudes.

La rigueur, secret de la réussite de la méthode « 5S »

Vous l’aurez certainement compris, mais pour réussir à respecter les principes de la méthode des « 5S », il faut faire preuve de rigueur au quotidien. Le conseil apparaît comme une évidence, mais beaucoup de personnes se placent de nouveau face au désordre parce qu’elles ont abandonné les bonnes habitudes qu’elles souhaitaient pourtant rendre pérennes.

Ainsi, dès lors que vous rangez votre bureau, dites-vous que les comportements négligents doivent être bannis définitivement. Ce n’est pas grave si vous faites l’impasse sur le nettoyage un jour, mais il ne faut surtout pas que cela devienne récurrent, au risque de devoir à nouveau prévoir un grand ménage pour retrouver un espace de travail agréable.

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