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RGPD : quels impacts pour les entreprises qui archivent beaucoup de papiers ?

Vous avez certainement entendu parler, ces dernières semaines, des 4 lettres RGPD. Le Règlement pour la Protection des Données Personnelles, concernant toutes les entreprises qui collectent celles de leurs clients et prospects, est entré en vigueur fin mai 2018. À l’heure où certains organismes ont encore des difficultés pour respecter toutes les exigences de cette nouvelle loi, ceux qui cumulent beaucoup d’informations sur papier se posent aussi des questions : comment protéger les renseignements que l’on a consignés sur des documents physiques ? Quelles démarches effectuer pour rester conforme à la réglementation européenne ?

Le RGPD concerne aussi les documents papier
Le RGPD concerne aussi les documents papier

RGPD : pas seulement une histoire de numérique

Le principal objectif du RGPD reste de protéger la vie privée des internautes, qui sont sans cesse pistés pendant leur navigation et qui laissent des informations — parfois sans le savoir — partout où ils passent ! Pour autant, il ne faut pas omettre que la réglementation s’applique également aux papiers. Ainsi, si vous n’êtes pas encore au stade de la dématérialisation, vous demeurez concernés par le dispositif.

Pour rappel, le RGPD doit permettre à chaque citoyen de contrôler les informations qui relèvent de sa situation propre. Aucun tiers ne peut collecter des renseignements sans son accord. Et quand il en recueille, il doit se fonder sur un consentement clair et explicite, tout en ouvrant le droit à l’oubli ou à la modification.

Naturellement, si le développement des piratages et autres hackings encourage le RGPD à se concentrer sur la sécurité informatique, les papiers, eux aussi, peuvent contenir des données personnelles. Ces derniers doivent être protégés au même titre que les renseignements que l’on obtient sur le web, dans le strict respect du RGPD.

Respecter le RGPD sur le format papier : comment faire ?

Concrètement, la gestion des documents physiques mérite d’être sécurisée en entreprise, notamment en misant sur des pratiques qui découlent du bon sens.

La protection des données personnelles relève désormais de la réglementation européenne
La protection des données personnelles relève désormais de la réglementation européenne

Par exemple, on ne laisse pas traîner des papiers sortis de l’imprimante, on ne les abandonne pas — non plus — sur son bureau. On les classe correctement, dans des espaces adaptés, verrouillés si nécessaire, selon la sensibilité des données en question.

La gestion des archives, elle aussi, doit être optimisée. Concrètement, chaque employeur garde des traces de tous les salariés passés par ses bureaux, leur nom, prénom, date de naissance et parfois d’autres détails plus précis. La conservation est obligatoire jusqu’à un certain délai, notamment pour faire face aux éventuels contrôles. En revanche, quand un document contenant des données personnelles n’a plus lieu d’être, il faut mettre en place les processus adaptés, et se tourner vers un professionnel de la destruction, pour se prémunir de toute récupération frauduleuse.

Prospection, sondages, événementiel : ce qui change

Dans le cadre de salons ou de prospection commerciale physique, les commerciaux ont pour habitude de récupérer des cartes de visite, par exemple, dans l’optique de recontacter le prospect plus tard et de lui proposer des offres adaptées à ses attentes.

Une simple carte de visite collectée comprend des données personnelles
Une simple carte de visite collectée comprend des données personnelles

Là encore, la transparence doit être totale vis-à-vis de l’individu dont on recueille les informations.

Le commercial se trouve dans l’obligation de communiquer clairement l’objectif de la collecte de données. Impossible de se contenter de dire, lors d’une foire-exposition, que l’on prend les coordonnées pour un jeu-concours, si elles sont conservées ensuite à des fins commerciales : chacun doit savoir précisément pourquoi il laisse un nom, un prénom, un numéro de téléphone et / ou une adresse e-mail.

De plus, en cas de contrôle, le responsable du sondage ou de la prospection devra être en mesure de stipuler le lieu et la date du contact avec la personne en question, tout en explicitant la manière dont les informations ont été enregistrées (carte de visite, formulaire rempli, etc.).

Quelques conseils pour respecter le RGPD quand on utilise beaucoup le papier

D’une manière générale, on recommande aux entreprises de limiter autant que possible l’usage du papier et de miser au maximum sur la dématérialisation. Elle permet de moins s’encombrer, de vivre dans un espace de travail plus agréable et de respecter plus facilement les exigences du RGPD. Pour tous les papiers contenant des informations personnelles, la mise en place de conditions de stockage et d’archivage sécurisées devient incontournable, sachant que tout vol doit être déclaré dans un délai de 72 heures à la CNIL.

Passez à la dématérialisation pour mieux respecter le RGPD
Passez à la dématérialisation pour mieux respecter le RGPD

Si vous cumulez beaucoup de documents papier dans vos bureaux, l’instauration du RGPD vous oblige à un plan d’action intense dès aujourd’hui. L’occasion, peut-être, de solliciter également l’entreprise Débarras de Maison, qui peut aussi désencombrer les espaces de travail et composer avec les objectifs spécifiques aux professionnels. Mais par la suite, le RGPD implique une démarche rigoureuse tout au long de l’existence de votre entreprise, puisque l’encadrement des données personnelles se poursuit et pourrait même se préciser. En somme, pour réduire autant que possible les problématiques liées à ce règlement, contentez-vous de collecter uniquement les informations indispensables au bon fonctionnement de votre structure.

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