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Faire le bon tri dans les archives d’entreprise : ce qu’il faut garder et ce qu’il faut jeter

Entreprises : ce qu'il faut garder et jeter
Entreprises : ce qu’il faut garder et jeter

Réaliser un débarras d’entreprise implique de se lancer dans un travail différent de celui consistant à vider une maison. Ici, on est potentiellement en contact avec des documents importants, sensibles ou confidentiels. En ce sens, il est primordial de prendre la bonne décision concernant chaque élément d’archives : que faut-il jeter ? Que doit-on garder ? Concrètement, tout document envoyé ou reçu par une entreprise dans le cadre de son activité doit être conservé, selon sa nature, pendant une durée minimale. Dans certains cas, il est possible de dépasser ce délai et d’archiver – tandis que, dans d’autres situations, une destruction est impérative, notamment pour des objectifs de protection des données personnelles. Sachant que les instances administratives peuvent procéder à des contrôles afin de s’assurer que vous respectez bien les lois en matière de conservation, archivage et destruction des documents, il est impératif de connaître toutes les subtilités liées à ce sujet.

Pendant combien de temps faut-il garder des documents ?

Les documents commerciaux et civils

Les documents possédés par une entreprise doivent être conservés plus ou moins longtemps en fonction de leur contenu. Pour ce qui relève d’une correspondance ou d’un contrat avec les fournisseurs et les clients, tout doit être gardé pendant 5 ans. Pour un contrat électronique dont le montant est supérieur à 120 €, le délai passe à 10 ans – sachant que le cosignataire de l’accord est en droit de demander une consultation à tout moment.

Les documents fiscaux

Plusieurs documents doivent être conservés selon des délais différents
Plusieurs documents doivent être conservés selon des délais différents

En matière de fiscalité, il faut savoir que les différents délais s’appliquent à compter de l’année d’imposition. Pour des revenus 2015 déclarés en 2016, le délai est de 3 ans : vous devez conserver la déclaration jusqu’en 2018. Concernant les impôts locaux, la durée est réduite à 1 an. Les déclarations des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC), des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) et BA en régime réel doivent être en possession de l’entreprise pendant 2 ans. Enfin, tout ce qui relève de la TVA, CFE et CVAE est conservé pendant 3 ans.

Les pièces comptables

La comptabilité d’une entreprise est composée de nombreux documents de grande importance. Concrètement, même si vous fermez votre entreprise, vous vous devez de garder un certain nombre d’éléments pendant 10 ans à compter de la date de fin d’exercice : les factures, les bons de commande, de livraison ou de réception et, enfin, le registre comptable.

Les documents liés aux salariés

Documents bancaires et financiers nécessitent un archivage scrupuleux
Documents bancaires et financiers nécessitent un archivage scrupuleux

Les pièces liées à la gestion du personnel et de l’entreprise revêtent, elles aussi, une grande importance. À ce titre, à compter du départ du salarié, le registre unique du personnel doit être gardé 5 ans, tout comme les bulletins de paie. Les justificatifs concernant les charges sociales et taxes sur les salaires peuvent vous être demandés pendant 3 ans. Enfin, des documents bien particuliers sont importants et à conserver précieusement : en cas d’accident du travail, toutes les pièces administratives sont conservées 10 ans. Enfin, les contrats de travail, lettres de licenciement et données individuelles doivent être conservés de manière illimitée. En effet, elles peuvent servir de justificatif – des années plus tard – en cas de litige et d’intervention des prud’hommes.

Les pièces juridiques

À partir du moment où votre société ferme et lorsque vous la radiez du Registre du Commerce et des Sociétés, les statuts doivent être gardés 5 ans. Chaque procès-verbal effectué après une assemblée est accessible pendant la même durée. Lorsqu’une réunion est organisée, les feuilles de présence, pouvoirs et convocations ainsi que les rapports sont gardés 3 ans. Enfin, après fermeture de l’entreprise, les comptes annuels contenant des bilans sont à garder pendant 10 ans.

Documents immobiliers et bancaires

Si vous achetez un bien immobilier ou un terrain dans le cadre de votre activité, le contrat d’achat est à garder pendant 30 ans. Le bail commercial, lorsqu’il s’arrête, doit encore rester dans vos murs pendant 5 ans. Concernant la banque, tous les relevés de compte et talons de chèque restent en votre possession pendant 5 ans.

Quelles solutions pour bien conserver tous ces documents en sécurité ?

La dématérialisation permet de conserver ses documents autrement
La dématérialisation permet de conserver ses documents autrement

Aujourd’hui, dans l’archivage et la conservation de documents importants, la dématérialisation joue un rôle important. De nombreux services de stockage en ligne se proposent aux entreprises et permettent différents avantages :

  • Les risques de perdre les documents sont limités (copies sur plusieurs supports si besoin),
  • Pas de dégradation des supports papier,
  • L’accès aux données est simplifié,
  • Un classement automatique peut être effectué grâce à l’informatique,
  • Le partage des données au sein de l’entreprise est plus aisé, notamment via un intranet ou un réseau créé pour que les dossiers soient accessibles.

Que faire des archives périmées ?

Comme vous l’avez compris, chaque archive possède une durée de conservation réglementaire. Lorsque le délai a été passé, afin d’optimiser votre espace et de ne pas trop vous encombrer, vous pouvez envisager une destruction d’archives périmées. L’idéal, pour ce travail, est de déléguer à un interlocuteur connaissant parfaitement tous les délais et s’occupant, au moment opportun, du broyage sécurisé suivi d’un recyclage. Ainsi, vous vous assurez de détruire totalement vos données – dans une démarche écoresponsable.

Lorsque l’on parle de documents périmés, on fait allusion à des pièces n’ayant plus aucune utilité administrative, puisqu’elles ont dépassé le délai légal de conservation. Elles n’ont aucun intérêt pour l’entreprise et vous encombrent. L’idéal, pour bien organiser leur destruction, est de lister chaque document qui peut être supprimé. Ce travail doit être effectué régulièrement, au moins une fois par an, afin d’éviter de vous encombrer de pièces inutiles. Le broyage peut être effectué par les archives départementales, qui travaillent dans la confidentialité. D’autres entreprises proposent également ce service : veillez à leur sérieux avant de collaborer avec eux (il faut avoir la certitude que les pièces seront bel et bien détruites).

Comment détruire des archives sensibles ?

La destruction de documents confidentiels
La destruction de documents confidentiels

Concernant vos documents confidentiels, vous êtes dans l’obligation d’organiser une destruction totale, réalisée dans des conditions sécurisées. Plusieurs entreprises proposent ce service. Le plus souvent, s’assurer de la traçabilité des pièces est une bonne façon de vous rassurer quant aux méthodes de l’entreprise de destruction. Cette dernière se déplace dans vos locaux et vous remet un bon d’enlèvement. Si des documents particulièrement confidentiels sont sur le point d’être transportés, un papier supplémentaire peut être effectué : le certificat nominatif de destruction. Il est réalisé lorsqu’une pièce est extrêmement sensible et demande un traitement tout à fait particulier. Privilégiez les entreprises proposant des délais de destructions courts, afin d’éviter toute « fuite » : très souvent, en 24 heures, l’intégralité de vos archives sensibles peut être détruite.

Le processus de destruction d’archives sensibles

Après avoir contacté une entreprise de destruction de documents sensibles, un camion géolocalisé transporte, vers le site où a lieu le broyage sécurisé, vos pièces à détruire. Ces endroits sont entièrement clos : l’accès est totalement contrôlé et des caméras de surveillance sont actives à tout moment. Après avoir été broyées et recyclées, les archives sensibles sont impossibles à reconstituer. L’entreprise ayant effectué les démarches peut alors vous fournir un certificat de destruction. Ce document doit être conservé : il peut vous servir à prouver que vous avez bien engagé les procédures nécessaires pour supprimer des pièces sensibles.

Débarras d’entreprise : le traitement des archives ne s’improvise pas

Que vous changiez de locaux, cessiez votre activité ou souhaitiez réaliser un grand ménage, la société Débarras de Maison peut intervenir afin réaliser le débarras de votre entreprise, récupérer le mobilier et le matériel informatique, envisager la revente lorsque cela est possible, donner à des associations ou, quand les objets ne sont pas récupérables, organiser une mise en déchetterie.

En revanche, vos archives nécessitent un traitement particulier. Avant d’envisager un débarras complet de vos locaux, prenez le temps de consulter les délais de conservation de chaque type de document, afin d’éviter de faire des erreurs. Même si vous fermez votre société définitivement, plusieurs documents doivent rester en votre possession, plusieurs années après la cessation d’activité.

Contactez les bons interlocuteurs pour bien gérer vos archives
Contactez les bons interlocuteurs pour bien gérer vos archives

De plus, lorsqu’il s’agit de prendre en charge des pièces sensibles afin de les détruire, la mise en place de démarches spécifiques est indispensable. En effet, il est impossible de simplement prévoir une mise en déchetterie ou un recyclage classique de documents confidentiels : les risques de reconstitution sont trop importants et l’on peut vous reprocher de ne pas avoir fait les démarches nécessaires. Sur certains papiers particulièrement importants, un certificat de destruction peut être exigé de la part des administrations, pour vérifier que vous avez bien suivi la démarche réglementaire.

À noter que ces lois de conservation s’appliquent aussi pour tous les documents dématérialisés, conservés uniquement sur ordinateur. Ainsi, pour éviter de perdre des pièces importantes, n’hésitez pas à faire appel à des entreprises de stockage de données informatiques : elles peuvent vous proposer une conservation sécurisée et confidentielle des données les plus sensibles. Avec les risques liés à l’informatique et à son manque de fiabilité à toute épreuve, il est vivement conseillé de conserver ses données auprès de sociétés spécialisées, ce qui facilite également leur accès, leur tri et leur destruction au moment opportun.

 

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